Ejemplos de memorando

MEMORANDO

23456

Bogotá, 15 de septiembre de 2009

PARA:           Señora Clara Jiménez Sánchez, Auxiliar de Archivo

DE:                 Gerente General

ASUNTO:      Entrega inventario computadores

De acuerdo con las funciones de su cargo como Auxiliar de Archivo, del área técnica de

Manuales administrativos

• MANUAL DE FUNCIONES:

Documento similar al manual de organización, contiene información valida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido tiene la descripción departamental de funciones y productos. 

Es un libro que contiene todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación del área correspondiente documenta conocimientos experiencia y tecnología del área con el propósito de cumplir con su misión.

Planeación

QUE ES PLANEACIÓN

• Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la acción
• Identificar medios para alcanzar los objetivos
• Implementar los planes de acción necesarios.

Pasos y procesos de la planeación

Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la acción.

Pasos en la planeación:

• Conciencia de oportunidades.
• Establecimiento de objetivos.
• Consideración o desarrollo de premisas.
• Determinación de cursos alternativos de acción.
• Evaluación de cursos alternativos de acción.
• Selección de un curso de acción.
• Formación de planes derivados.
• Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.

PROCESOS

Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la acción en la cual se debe determinar entre otros aspectos los objetivos.

• Área.
• Periodo.
• Marco legal.
• Recursos humanos.
• Físicos.
• Tecnológicos.
• Financieros disponibles.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

• Objetivo: Resultados deseados. (punto donde se quiere llegar)
• Plan: Cursos alternos de acción Diversos caminos, formas de acción o estrategias.
• Elección: Determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada.
• Toma de decisiones: Lo que debo hacer, como lo debo hacer 
• Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

TIPOS DE PLANEACIÓN

TÁCTICA: (esta se efectúa por departamentos)

Es el conjunto de acciones y métodos que se requieren para alcanzar los objetivos planteados, es decir los planes de acción con metas establecidas. Consiste en formular planes a corto plazo.

Objetivos:

• Proyectada a mediano plazo, para lo inmediato.
• Cobija cada departamento y sus recursos específicos.
• Se preocupa por alcanzar objetivos del departamento.

OPERACIONAL: (Planeación de cada tarea y actividad)

Definición de los medios específicos que deben ser utilizados para llevar a cabo los planes de acción y así alcanzar las metas inmediatas o resultados específicos, los objetivos, premisas y estrategias de una empresa determinan la búsqueda y la selección del producto o servicio. Se establece a corto plazo.

ESTRATÉGICA: (Es la mas amplia de la organización)

Es el camino o lineamiento general de acción que se elige para llegar al objetivo planteado ligado a la misión y visión, esta proyectada a largo plazo. Es una planeación de tipo general, esta orientada al logro de objetivos institucionales dentro de la empresa y tiene como objetivo general la guía de acción misma. Se relaciona con el período más prolongado que sea válido considerar.

Objetivos :

• Proyección a largo plazo
• Abarca todos los recursos y áreas de la empresa.
• Corresponde al plan general al cual están subordinados todos los demás.

INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización.

OBJETIVOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

• Son necesarios para poder mejorar, lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.
• La calidad
• Los clientes
• Los empleados

TIPOS DE INDICADORES

Eficiencia:
Teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos.

Producir los mejores resultados posibles con los recursos disponibles.
Ej: Tiempo de fabricación de un producto, periodo de maduración de un producto, ratio de piezas/hora, rotación del material....

Eficacia:
Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.

Ej: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

Organizacion de eventos

Organización de eventos es una actividad que de antemano debe ser planeada, realizada, supervisada para lograr los objetivos propuestos.

Características mas destacables de los eventos:

• Reunión de varias personas de diferentes colectividades, con diferente identidad e interés personal.
• Se intercambian opiniones y puntos de vista.

En cuanto al éxito del evento depende de su planeación minuciosa, eso sin dejar de lado las demás etapas para el logro de los objetivos propuestos. En el evento intervienen tres clases de agentes: Organizacionales, conferencistas y los asistentes invitados.

Organización de eventos

Es una actividad que debe ser planeada, organizada, ejecutada y lo más importante es ser controlada .para verificar que todas las actividades se realicen de acuerdo a la planeación desarrollada.

Los eventos se clasifican en culturales, deportivos, religiosos, etc. al igual se cumple con un papel importante  que es el de  planear, dirigir, controlar como se es bien dicho cumplir el papel de administrador.

El evento se clasifica en:

• ·         Mayores
• ·         Menores
• ·         Corporativos
• ·         Congresos
• ·         Gubernamentales
• ·         Conferencias.

PLANEACIÓN DE UN EVENTO

Es de vital importancia conocer los pasos para la planeación del evento.

• Definir evento: aquí es donde se selección el evento el tipo de evento y  el objetivo. Además de el desarrollo de las actividades.
• Establecer la organización  administrativa del evento: en este paso se  refleja los comités que se forman para la organización del evento  por medio de organigrama.
• Programación académica: es aquí donde se escoge el tema o temas a tratarse dentro del evento.
• Programación social: aquí se definen la cantidad de actos sociales que van durante el evento.
• Promediar participantes en el evento:  de acuerdo a la cantidad sacar promedio de asistentes.
• Definir actividades: hacer el programa general de acuerdo a las actividades concretas.
• Presupuesto: verificar el costo total del evento.

 COMITES

Se conoce un comité principal que es el organizador, va de la mano con el coordinador de eventos.

ü  Organizador

ü  Administrativo

ü  Relaciones Públicas.

Pasamos a la parte importante en donde se ve reflejado el primer proceso de planeación, pues aquí  se ve si se cumple con los requisitos que se había planeado o si se realizo algún cambio puesto que esto hace que se pueda desarrollar el evento.

Última fase importante es la del desarrollo del evento donde se realizan las siguientes funciones:

v  Recibir equipos de sonido y revisar que se encuentren en buen estado.

v  La organización del salón.

v  Ambientación, luces.

v  Ensayos para determinar los puntos débiles y mejorarlos.

v  Realizarse cada función de acuerdo al comité.

v  Organizar la papelería requerida.

v  Estar allí con anticipación para la organización

v  Establecer los horarios

v  Prever un imprevisto.

Organización de eventos

Los eventos son actividades que requieren ser planeadas  ejecutada, controlada, orientada a lograr objetivos propuestos  bien sea de índole empresarial, institucional o particular.

En estos eventos se reúnen diferentes personas que pertenecen a empresas con un interés propio. Teniendo en cuenta diferentes temas a socializar.

Otro punto importante es la planeación a la hora de realizar un evento, pues de ello depende el éxito del  mismo. Además intervienen organizadores, asistentes, conferencistas.

ORGANIZADORES: Esta es la base fundamental para el buen desarrollo de un evento.

·         El Coordinador General

·         El Coordinador Administrativo

·         El Coordinador de Servicios Generales

·         El Coordinador de Relaciones Públicas

·         El Coordinador de Prensa y Secretarial

COMITÉ: Este se conforma, en varios grupos con un líder, en cada uno de ellos y este será el que se reúna con el coordinador general para informar las funciones del comité que le corresponde. Además de cumplir con diferentes funciones.

COMITÉ ORGANIZADOR: Esta  conformado por los coordinadores  de cada comité.

COMITÉ DE  ADMINISTRACIÓN: Es el encargado de disponer y  manejar  todos los recursos humanos, financieros, físicos y controlar su adecuada utilización.

SUBCOMITÉ  DE ADMINISTRACIÓN  DE PERSONAL: Se encarga de manejar  el desempeño  del personal, asignado funciones y realizando seguimientos  de las acciones pertinentes.

SUBCOMITÉ  PRESUPUESTO  Y  FINANZAS: Es el  encargado de la adquisición de fondos  y aportes para financiar el evento.

SUBCOMITÉ SUBMINISTROS: Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios,presentados por cada comité.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS: Se encarga de crear y mantener  la imagen positiva de la empresa, en las actividades de promoción,  divulgación y atención directa de los participantes.

SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN, PROMOCION Y PUBLICIDAD: Le corresponde la divulgación del evento mediante una muy bien planeación publicitaria, que incluya a fiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

SUBCOMITÉ DE INSCRIPCIONES: Son los autorizados de realizar las inscripciones formales del evento a los participantes ya que es fundamental establecer una fecha limite de inscripción y pago para asegurar el número de asistentes.

SUBCOMITE DE RECEPCIÓN Y ALOJAMIENTO: Su función es fundamental atender de forma permanente a todo el personal  de  proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.

SUBCOMITE DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN:

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

·         Integrantes del Comité organizador, Comités y subcomités.

·         Integrantes de la mesa directiva.

·    Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento.

·         Itinerarios y tarifas de transportes, reservas de regreso y encuestas.

·         Relación total de  los servicios disponibles del evento.

·         Mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento.

·   Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.

·     Está encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo.

·         Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES: En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, y colocación de banderas,  himnos, refrigerios, cócteles, bufet y otros; como los actos culturales y recreativos.

Fases del proceso administrativo en la organización de un evento

1. Planeación:

Es de vital importacia para la realización de un evento tener una planeación bien estructurada, que como etapa primera en la organización de un evento siempre está orientada hacia el futuro y que consiste en determinar las bases mínimas para el desarrollo y posterior montaje del mismo.

El éxito de una reunión de cualquier carácter, dependerá en gran medida de la habilidad y experiencia profesional para identificar el objetivo real que se persigue con la ejecución de un determinado evento.

Para empezar a planear de manera adecuada y pertinente cualquier evento, por sencillo que sea es indispensable:

• Determinar ante todo la finalidad del evento.
• Establecer objetivos generales y específicos.
• Determinar una programación y escogencia clara del evento por parte de los organizadores.
• Establecer una agenda previa para el montaje del evento.
• Tener en cuenta ¿Qué se quiere celebrar?, ¿A quién va dirigido el evento?, ¿Qué imagen se quiere trasmitir?, ¿Es de carácter oficial o privado?
• Seleccionar y entrenar al grupo organizador del evento, clasificándolo previamente por sus diferentes habilidades y competencias.
• De allí en adelante realizar estudios de factibilidad y limitación para reducir o minimizar los riesgos que se puedan presentar durante el desarrollo del evento.
• Prever cambios.
• Contratación del lugar y la base presupuestal clara y proyectada.

Fases del proceso administrativo

2. ORGANIZACIÓN

Esta segunda fase del proceso administrativo tiene que ver con el diseño y producción de las actividades propias en torno al desarrollo de un evento.

Su principal virtud es la de motivar al personal a cargo, a través de una motivación constante, un excelente y bien conformado trabajo en equipo, y una sinergia que deje ver las capacidades individuales como grupales de los anfitriones del evento.

Para que el evento empiece a tomar forma y se proyecte hacia el futuro de manera sólida y organizada es indispensable contar con un cronograma o gráfica de gant que permitan evidenciar el desarrollo puntual y oportuno de cada una de las actividades propuestas al interior del comité organizador.

De allí en adelante se hará imprescindible realizar permanentes y ajustadas proyecciones de gastos, así como trámites de permisos, autorizaciones de espacios, supervisión de servicios de todo tipo, tales como gastronómicos, entre otros, la coordinación de la parte logística, el diseño y elaboración de tarjetas, pendones, dummies, campaña de expectativa y divulgación del evento, así como la consecusión de fondos para el montaje y financiación del mismo.

Así pues vale la pena aclarar la diferencia entre "organizar un evento" y "hacer un evento", que radica básicamente en la forma y el fondo a la hora de ponerlo en marcha. No sólo tiene que ver con un objetivo claro y estratégico, sino que cada elemento que se utilice debe representar a la empresa organizadora en todas sus formas, ya que un evento es una carta de presentación ante la sociedad, el público asistente y los medios.

Así que más que definir, se puede afirmar que "Organizar un evento" es coordinar de manera precisa y acertada cada ingrediente para que él mismo no sea sólo una simple reunión.

3. DIRECCIÓN

La dirección es la encargada de controlar que todo lo que se establece en los planes de la organización y todas las áreas de producción, dentro de cada comité organizador, sean correctamente ejecutadas, señalando los errores que se deban corregir para que el evento tenga éxito.

1. Coordinar las actividades de cada comité organizador de manera armónica y efectiva.
2. Definir claramente las tareas y perfiles de cada organizador.
3. Mantener una comunicación constante y asertiva con los coordinadores de cada comité, así como con todo el personal a cargo.
4. Fomentar interés, iniciativa y partipación al interior de cada comité organizador.
5. Mantener una adecuada y correcta disciplina en el equipo de trabajo.
6. Mantener una comunicación respetuosa, clara, fluida y empética con cada integrante del comité organizador.
7. Ser un líder que le permita a los organizadores tener una disposición importante de cara al evento, así como orientar de manera pertinente a su equipo para la realización y montaje exitoso del evento.
8. Supervisar el trabajo de sus colaboradores, propendiendo por la eficacia, eficiencia y efectividad de principio a fin, en todas las tareas asignadas.

4. CONTROL

Última fase del proceso administrativo en el desarrollo de un evento tiene como fin la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas con precisión, así como garantizar que los resultados que se planearon, organizaron y distribuyeron se ajusten en lo posible a los objetivos planteados desde la fase de la planeación.

Esta fase alimenta las tareas de proycción presupuestal, con el objeto de determinar irregularidades o situaciones complejas a tiempo, para establecer de este modo planes de contigencia.

En esta fase del proceso es de vital importancia el que por comités se elaboren listas de chequeo con el fin de tener certeza total sobre las funciones de cada organizador con respeto a sus tareas y compromisos.

La corrección oportuna de inconvenientes generados durante el desarrollo del evento hace que esta fase adquiera mayor trascendencia aún, puesto que les permite a los organizadores enmendar a tiempo cualquier eventualidad de última hora. El control a futuro de un evento se puede dimensionar en la medida en la que se apliquen herramientas de medición a este proceso administrativo, tales como flujogramas, encuestas a satisfacción y tabulaciones de información sobre el evento.

FASE 1

Términos comerciales más usuales

Términos comerciales más usuales a la hora de redactar una carta o simplemente documentos empresariales.

ANTICUADOS                                                          MODERNOS

1. Por la presente me permito presentarle ................ Le envío

2. Quedamos de usted ........................................... Atentamente, Hasta tener sus noticias

3. Anticipo mis agradecimientos.............................. Agradeceré

4. En el día de hoy ..................................................Hoy

5. Tengo a bien ...................................................... Me complace

6. Agradezco de antemano ..................................... Agradeceré

7. A su más pronta conveniencia ............................ Especificar la fecha

8. Pongo en su conocimiento .................................. Le comunico

9. Le estamos incluyendo ....................................... Incluimos

Matriz FODA, DOFA o ROLA

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas

Es un ejercicio que se recomienda lleven a cabo todas las organizaciones ya que nos ayuda a saber en que estado se encuentra y que factores externos la afectan.

INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN

• Fortalezas: Aumentar
• Debilidades: Disminuir.

ENTORNO SOCIAL:

• Oportunidades: Aprovechar.
• Amenazas: Neutralizar.

"Permite resolver dos preguntas ¿Que tenemos? ¿En donde estamos?"

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