Esta segunda fase del proceso administrativo tiene que ver con el diseño y producción de las actividades propias en torno al desarrollo de un evento.
Su principal virtud es la de motivar al personal a cargo, a través de una motivación constante, un excelente y bien conformado trabajo en equipo, y una sinergia que deje ver las capacidades individuales como grupales de los anfitriones del evento.
Para que el evento empiece a tomar forma y se proyecte hacia el futuro de manera sólida y organizada es indispensable contar con un cronograma o gráfica de gant que permitan evidenciar el desarrollo puntual y oportuno de cada una de las actividades propuestas al interior del comité organizador.
De allí en adelante se hará imprescindible realizar permanentes y ajustadas proyecciones de gastos, así como trámites de permisos, autorizaciones de espacios, supervisión de servicios de todo tipo, tales como gastronómicos, entre otros, la coordinación de la parte logística, el diseño y elaboración de tarjetas, pendones, dummies, campaña de expectativa y divulgación del evento, así como la consecusión de fondos para el montaje y financiación del mismo.
Así pues vale la pena aclarar la diferencia entre "organizar un evento" y "hacer un evento", que radica básicamente en la forma y el fondo a la hora de ponerlo en marcha. No sólo tiene que ver con un objetivo claro y estratégico, sino que cada elemento que se utilice debe representar a la empresa organizadora en todas sus formas, ya que un evento es una carta de presentación ante la sociedad, el público asistente y los medios.
Así que más que definir, se puede afirmar que "Organizar un evento" es coordinar de manera precisa y acertada cada ingrediente para que él mismo no sea sólo una simple reunión.
3. DIRECCIÓN
La dirección es la encargada de controlar que todo lo que se establece en los planes de la organización y todas las áreas de producción, dentro de cada comité organizador, sean correctamente ejecutadas, señalando los errores que se deban corregir para que el evento tenga éxito.
- Coordinar las actividades de cada comité organizador de manera armónica y efectiva.
- Definir claramente las tareas y perfiles de cada organizador.
- Mantener una comunicación constante y asertiva con los coordinadores de cada comité, así como con todo el personal a cargo.
- Fomentar interés, iniciativa y partipación al interior de cada comité organizador.
- Mantener una adecuada y correcta disciplina en el equipo de trabajo.
- Mantener una comunicación respetuosa, clara, fluida y empética con cada integrante del comité organizador.
- Ser un líder que le permita a los organizadores tener una disposición importante de cara al evento, así como orientar de manera pertinente a su equipo para la realización y montaje exitoso del evento.
- Supervisar el trabajo de sus colaboradores, propendiendo por la eficacia, eficiencia y efectividad de principio a fin, en todas las tareas asignadas.
4. CONTROL
Última fase del proceso administrativo en el desarrollo de un evento tiene como fin la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas con precisión, así como garantizar que los resultados que se planearon, organizaron y distribuyeron se ajusten en lo posible a los objetivos planteados desde la fase de la planeación.
Esta fase alimenta las tareas de proycción presupuestal, con el objeto de determinar irregularidades o situaciones complejas a tiempo, para establecer de este modo planes de contigencia.
En esta fase del proceso es de vital importancia el que por comités se elaboren listas de chequeo con el fin de tener certeza total sobre las funciones de cada organizador con respeto a sus tareas y compromisos.
La corrección oportuna de inconvenientes generados durante el desarrollo del evento hace que esta fase adquiera mayor trascendencia aún, puesto que les permite a los organizadores enmendar a tiempo cualquier eventualidad de última hora. El control a futuro de un evento se puede dimensionar en la medida en la que se apliquen herramientas de medición a este proceso administrativo, tales como flujogramas, encuestas a satisfacción y tabulaciones de información sobre el evento.
Esta fase alimenta las tareas de proycción presupuestal, con el objeto de determinar irregularidades o situaciones complejas a tiempo, para establecer de este modo planes de contigencia.
En esta fase del proceso es de vital importancia el que por comités se elaboren listas de chequeo con el fin de tener certeza total sobre las funciones de cada organizador con respeto a sus tareas y compromisos.
La corrección oportuna de inconvenientes generados durante el desarrollo del evento hace que esta fase adquiera mayor trascendencia aún, puesto que les permite a los organizadores enmendar a tiempo cualquier eventualidad de última hora. El control a futuro de un evento se puede dimensionar en la medida en la que se apliquen herramientas de medición a este proceso administrativo, tales como flujogramas, encuestas a satisfacción y tabulaciones de información sobre el evento.
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