Es de vital importacia para la realización de un evento tener una planeación bien estructurada, que como etapa primera en la organización de un evento siempre está orientada hacia el futuro y que consiste en determinar las bases mínimas para el desarrollo y posterior montaje del mismo.
El éxito de una reunión de cualquier carácter, dependerá en gran medida de la habilidad y experiencia profesional para identificar el objetivo real que se persigue con la ejecución de un determinado evento.
Para empezar a planear de manera adecuada y pertinente cualquier evento, por sencillo que sea es indispensable:
- Determinar ante todo la finalidad del evento.
- Establecer objetivos generales y específicos.
- Determinar una programación y escogencia clara del evento por parte de los organizadores.
- Establecer una agenda previa para el montaje del evento.
- Tener en cuenta ¿Qué se quiere celebrar?, ¿A quién va dirigido el evento?, ¿Qué imagen se quiere trasmitir?, ¿Es de carácter oficial o privado?
- Seleccionar y entrenar al grupo organizador del evento, clasificándolo previamente por sus diferentes habilidades y competencias.
- De allí en adelante realizar estudios de factibilidad y limitación para reducir o minimizar los riesgos que se puedan presentar durante el desarrollo del evento.
- Prever cambios.
- Contratación del lugar y la base presupuestal clara y proyectada.
- Tener una razón de peso para llevarlo a cabo.
- Un concepto adecuado que envuelva el evento.
- Una mentalidad de anfitrión de primera clase.
- Invitados sí, pero personas ante todo.
- Un espacio en común.
Las ventajas que advierten a cualquier anfitrión sobre el correcto montaje de un evento en esta primera fase de alistamiento del mismo tiene que ver con la realización de actividades organizadas y con un propósito claro, así como con la necesidad de cambios futuros durante el desarrollo de actividades previas al evento, y también con las actividades inherentes al montaje final. Del mismo modo esta primera fase administrativa se convierte en una base importante para la etapa del control, ya que le proporciona los datos suficientes para dar un adecuado y acertivo uso de tarear y tiempos.
En la planeación se debe tener en cuenta aspectos que pueden desencadenar sin sabores o molestias al interior del comité organizador, en tanto que en el desarrollo de una actividad, por pequeña que sea, siempre se van a generar gastos; y más aún cuando se hacer cambios al interior de su organización. Del mismo modo pueden existir momentos de tensión extrema que lleven a que los organizadores, por el estrés, choquen unos con otros.
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