Los eventos son actividades que requieren ser planeadas ejecutada, controlada, orientada a lograr objetivos propuestos bien sea de índole empresarial, institucional o particular.
En estos eventos se reúnen diferentes personas que pertenecen a empresas con un interés propio. Teniendo en cuenta diferentes temas a socializar.
Otro punto importante es la planeación a la hora de realizar un evento, pues de ello depende el éxito del mismo. Además intervienen organizadores, asistentes, conferencistas.
ORGANIZADORES: Esta es la base fundamental para el buen desarrollo de un evento.
· El Coordinador General
· El Coordinador Administrativo
· El Coordinador de Servicios Generales
· El Coordinador de Relaciones Públicas
· El Coordinador de Prensa y Secretarial
COMITÉ: Este se conforma, en varios grupos con un líder, en cada uno de ellos y este será el que se reúna con el coordinador general para informar las funciones del comité que le corresponde. Además de cumplir con diferentes funciones.
COMITÉ ORGANIZADOR: Esta conformado por los coordinadores de cada comité.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN: Es el encargado de disponer y manejar todos los recursos humanos, financieros, físicos y controlar su adecuada utilización.
SUBCOMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL: Se encarga de manejar el desempeño del personal, asignado funciones y realizando seguimientos de las acciones pertinentes.
SUBCOMITÉ PRESUPUESTO Y FINANZAS: Es el encargado de la adquisición de fondos y aportes para financiar el evento.
SUBCOMITÉ SUBMINISTROS: Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios,presentados por cada comité.
COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS: Se encarga de crear y mantener la imagen positiva de la empresa, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.
SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN, PROMOCION Y PUBLICIDAD: Le corresponde la divulgación del evento mediante una muy bien planeación publicitaria, que incluya a fiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.
SUBCOMITÉ DE INSCRIPCIONES: Son los autorizados de realizar las inscripciones formales del evento a los participantes ya que es fundamental establecer una fecha limite de inscripción y pago para asegurar el número de asistentes.
SUBCOMITE DE RECEPCIÓN Y ALOJAMIENTO: Su función es fundamental atender de forma permanente a todo el personal de proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.
SUBCOMITE DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN:
Debe ocuparse de todo lo relacionado con:
· Integrantes del Comité organizador, Comités y subcomités.
· Integrantes de la mesa directiva.
· Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento.
· Itinerarios y tarifas de transportes, reservas de regreso y encuestas.
· Relación total de los servicios disponibles del evento.
· Mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento.
· Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.
· Está encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo.
· Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.
SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES: En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, y colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufet y otros; como los actos culturales y recreativos.