Organización de eventos

Es una actividad que debe ser planeada, organizada, ejecutada y lo más importante es ser controlada .para verificar que todas las actividades se realicen de acuerdo a la planeación desarrollada.

Los eventos se clasifican en culturales, deportivos, religiosos, etc. al igual se cumple con un papel importante  que es el de  planear, dirigir, controlar como se es bien dicho cumplir el papel de administrador.

El evento se clasifica en:

• ·         Mayores
• ·         Menores
• ·         Corporativos
• ·         Congresos
• ·         Gubernamentales
• ·         Conferencias.

PLANEACIÓN DE UN EVENTO

Es de vital importancia conocer los pasos para la planeación del evento.

• Definir evento: aquí es donde se selección el evento el tipo de evento y  el objetivo. Además de el desarrollo de las actividades.
• Establecer la organización  administrativa del evento: en este paso se  refleja los comités que se forman para la organización del evento  por medio de organigrama.
• Programación académica: es aquí donde se escoge el tema o temas a tratarse dentro del evento.
• Programación social: aquí se definen la cantidad de actos sociales que van durante el evento.
• Promediar participantes en el evento:  de acuerdo a la cantidad sacar promedio de asistentes.
• Definir actividades: hacer el programa general de acuerdo a las actividades concretas.
• Presupuesto: verificar el costo total del evento.

 COMITES

Se conoce un comité principal que es el organizador, va de la mano con el coordinador de eventos.

ü  Organizador

ü  Administrativo

ü  Relaciones Públicas.

Pasamos a la parte importante en donde se ve reflejado el primer proceso de planeación, pues aquí  se ve si se cumple con los requisitos que se había planeado o si se realizo algún cambio puesto que esto hace que se pueda desarrollar el evento.

Última fase importante es la del desarrollo del evento donde se realizan las siguientes funciones:

v  Recibir equipos de sonido y revisar que se encuentren en buen estado.

v  La organización del salón.

v  Ambientación, luces.

v  Ensayos para determinar los puntos débiles y mejorarlos.

v  Realizarse cada función de acuerdo al comité.

v  Organizar la papelería requerida.

v  Estar allí con anticipación para la organización

v  Establecer los horarios

v  Prever un imprevisto.